Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 GDPR)

Laatimispäivämäärä 10.12.2020

Rekisterin nimi

Iisalmen kaupungin palautekanava
Rekisterinpitäjä: Iisalmen kaupunki, PL10 74101 Iisalmi, y-tunnus 9086071-6.

Rekisteriasioista vastaava

Organisaation nimittämä tietosuojavastaava

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Jotta palautetta voi lähettää, käyttäjän tulee hyväksyä palvelun käyttöehdot ja tietosuojaseloste.

Verkkopalautejärjestelmän keräämät henkilötiedot on tarkoitettu ainoastaan palauteviestien käsittelyä ja vastaamista varten. Iisalmen kaupunki ei julkaise asiattomia palautteita. Nimettöminä/Nimimerkillä lähetettyihin palautteisiin Iisalmen kaupunki ei vastaa, mutta lähetetyt palautteet tallennetaan palautetietokantaan. Jos henkilöt antavat palautelomakkeessa nimi- ja yhteystietonsa tai kirjautuvat järjestelmään, annettujen tietojen perusteella syntyy Iisalmen kaupungin palautekanava - niminen henkilötietorekisteri. Palautteiden henkilötietoja voivat käsitellä ja lukea ne Iisalmen kaupungin työntekijät, jotka on nimetty palautteiden vastaajiksi tai joille on myönnetty lukuoikeus järjestelmään. Lisäksi palautteiden henkilötietoja voivat käsitellä ja lukea kunnossapidon urakoitsijat, jotka hoitavat kaupungin katualueita. Henkilötietoja käsittelevien urakoitsijoiden kanssa Iisalmen kaupunki tekee sopimuksen henkilötietojen käsittelystä.

Muutoin henkilötietoja ei luovuteta kunnan ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa poikkeuksellisesti vain Iisalmen kaupungin toimeksiannosta tehtäviä tutkimuksia ja selvityksiä varten. Tekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus henkilö- ja yhteystietojen osalta eikä raporteissa julkaista henkilötietoja. Rekisteri koostuu verkkopalautejärjestelmällä annettujen palautteiden ja siihen kirjautuneiden käyttäjien tiedoista. Palautteiden tiedot tallennetaan verkkopalautejärjestelmään. Tietoja käytetään ja hyödynnetään kunnan asiakaspalvelun ja muun toiminnan kehittämisessä.

Rekisterin tietosisältö (kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä)

Vapaatekstikenttä sallii palautteenantajan kirjoittaa vapaavalintaista sisältöä. Palautteeseen voidaan laittaa myös liitetiedosto.

Rekisterin käyttötarkoitus on palautepalvelun toteuttaminen. Palvelussa lähetetään, käsitellään ja tilastoidaan palautteita. Palvelua voidaan käyttää ilman yhteystietojen syöttämistä. Palveluun voidaan jättää yhteystiedot ja siihen voidaan myös kirjautua. Yhteystiedot jättäneille käyttäjille lähetetään viestejä hänen omaan asiaansa liittyen.

Rekisteri koostuu seuraavista tiedoista:

Henkilötietojen tietolähteet

Järjestelmään tallentuvat vain ne tiedot, jotka käyttäjät itsestään halutessaan antavat. Jotta palautteen voi antaa, osa tiedoista on pakollisia.

Tietojen säilytysajat

Palautteita säilytetään palautejärjestelmässä kolme vuotta.

Tietojen vastaanottajat / vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Verkkopalautejärjestelmän tarkoituksena on ottaa vastaan asiakaspalautteita, kysymyksiä ja ehdotuksia. Vastaanottajana on Iisalmen kaupungin lisäksi kunnossapitoa suorittavat urakoitsijat.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköinen aineisto: Palautekanavan käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Palautteita käsittelevien urakoitsijoiden kanssa tehdään sopimus henkilötietojen käsittelystä.

B. Manuaalinen aineisto: Ei synny manuaalisia aineistoja.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Ei tapahdu automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn yleiset oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, artiklat 15 ja 20)

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän tulee samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.

Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö Iisalmen kaupungin rekisteristä vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen ei sovelleta viranomaistoimintaan, ainoastaan julkishallinnon vapaaehtoisten tehtävien rekistereihin ja järjestelmiin.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyillä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen. Suostumuksen peruutusta tai käsittelyn vastustamista koskeva pyyntö on esitettävä rekisterinpitäjän rekisteristä vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, joka tulee esittää rekisterinpitäjän kohdassa 2. nimeämälle edustajalle.

Tiedon korjaaminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen (artiklat 16-18)

Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilörekisteriin sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojen käsittelyn tai -keruun tarkoituksen osalta.

Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisten tietojen levittäminen, mikäli tämä voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden tai hänen oikeuksiensa suojan.

Rekisterinpitäjän on myös rekisteröidyn vaatimuksesta rajoitettava käsittelyä
- mikäli rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden,
- mikäli rekisteröity on esittänyt väitteen käsittelyn lainvastaisuudesta ja rekisteröity on vastustanut henkilötietojen poistamista ja vaatinut sen sijaan niiden käytön rajoittamista, tai
- mikäli rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity ilmoittaa tarvitsevansa niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
- mikäli rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn esittämät perusteet.

Jos rekisterinpitäjä on rajoittanut käsittelyä mainituilla perusteilla, rekisterinpitäjän on tehtävä rekisteröidylle ilmoitus, ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus poistetaan.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä (artikla 21 vastustamisoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita kohdistetaan rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi antaa suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.

Yhteydenotto ja lomakkeet

Rekisteritietojen tarkastus-, korjaamis-, poisto- ja täydennyspyyntölomakkeet löydät verkosta osoitteesta https://www.iisalmi.fi/Suomeksi/Asiointi-ja-yhteystiedot/Tietosuoja-ja-rekisteriselosteet
Pyynnöt ja ilmoitukset tulee toimittaa,
Iisalmen kaupunki, PL 10, 74101 IISALMI, tai kirjaamo@iisalmi.fi
Ethän lähetä arkaluonteisia tai luottamuksellisia tietoja, kuten henkilötunnusta sähköpostilla.